Normativa de destrucción de documentos: qué protocolo seguir según la legislación vigente

En España, la destrucción de documentos confidenciales no es solo una buena práctica, sino una obligación legal para las empresas. Tener un protocolo claro y estructurado para la destrucción de documentos de forma segura es clave para cumplir con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y la LOPDGDD (Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales).

Incumplir estas normas puede conllevar sanciones graves y fugas de datos confidenciales. Por eso, recomendamos invertir tiempo y recursos en definir un buen protocolo.

Qué claves debería tener un protocolo de destrucción de documentos eficaz

Lo más importante es que el protocolo de destrucción de documentos debe ser claro y fácil de implementar. Debe incluir:

1. Política escrita y formación

La empresa debe contar con una política de gestión documental que establezca cuándo, cómo y quién debe destruir los documentos. En este documento interno se definirán también los periodos de retención por tipo de documento y la empresa de destrucción de documentos a la cual se delegará la eliminación.

Esta política debe ser comunicada a todo el personal, especialmente a quienes manejan información sensible. La formación de empleados es muy importante: todos deben entender que documentos con datos personales o confidenciales no pueden simplemente tirarse a la papelera, sino que hay que seguir el protocolo.

Incluir ejemplos de qué se considera documento confidencial (listas de clientes, contratos, copias de DNI, nóminas, historiales, etc.) y explicar los riesgos de una destrucción negligente. La concienciación evita errores como dejar papeles importantes en la impresora o en contenedores públicos.

2. Responsabilidad y roles

En cualquier protocolo de destrucción de documentos, hay una figura clave: el Responsable de Seguridad de la Información o DPO, que se encargará de supervisar que se cumpla el procedimiento.

Dependiendo del tamaño y complejidad de las actividades de la empresa, se pueden designar más roles. Por ejemplo, quiénes en cada departamento pueden autorizar la destrucción de ciertos expedientes (por ejemplo, el responsable de RR.HH. autoriza eliminar expedientes de personal tras X años).

También se puede nombrar un interlocutor interno para interactuar con la empresa externa de destrucción, que coordinará las recogidas y verificará los certificados de destrucción.

Asimismo, identificar empleados autorizados para acceder a los documentos antes de destruirlos (por ejemplo, personal de archivo o administración) y delimitar que el resto del personal de limpieza, mantenimiento, etc., no debe manipular esa documentación. Esta segregación de funciones refuerza la confidencialidad.

3. Contenedores de seguridad

Los documentos para enviar a destruir deben guardarse en contenedores cerrados y etiquetados. Es útil establecer puntos seguros dentro de la empresa para depositar los documentos a destruir, por ejemplo ubicados en zonas donde se maneja papel (impresoras, salas de archivo, etc.). 

El protocolo debe indicar que todos los documentos con datos personales o información reservada que ya no se necesiten deben depositarse allí y nunca en papeleras normales. Esta indicación puede estar impresa, por ejemplo, en carteles cerca de las impresoras.

Para soportes digitales, disponer de cajas fuertes o armarios cerrados donde almacenar temporalmente discos duros, USBs o backups obsoletos antes de su destrucción. Adicionalmente, si la empresa realiza destrucciones in situ, se puede destinar un área específica (p. ej. sala de archivo con la trituradora) donde el personal autorizado realiza la operación, evitando hacerlo a la vista de terceros.

4. Frecuencia de destrucción

Dependiendo del volumen, el protocolo debe definir cada cuánto se lleva a cabo la destrucción. Muchas empresas optan por un servicio de destrucción continua: los empleados trituran inmediatamente en pequeñas destructoras cualquier papel confidencial que desechan. Esto es útil para un bajo volumen, pero no siempre es suficiente para garantizar una eliminación segura.

Lo mejor es programar destrucciones periódicas (semanales, mensuales o trimestrales) para evitar que se acumulen los documentos sensibles esperando ser destruidos. 

También se pueden establecer destrucciones extraordinarias cuando ocurre algo específico, por ejemplo, al finalizar un proyecto se eliminan todos los borradores y copias no necesarias, o tras atender una solicitud de cancelación de datos de un cliente se procede a purgar sus datos de todos los archivos, incluidos los impresos. El protocolo debe contemplar estos supuestos.

5. Certificados y registro

Es fundamental incluir en el procedimiento la obligación de obtener certificados de destrucción en cada servicio realizado y archivar esos certificados junto con un registro interno. Esto crea una pista de auditoría. En caso de una inspección de la AEPD o una revisión ISO, la empresa podrá presentar evidencias documentales de que destruyó un lote de documentos en una fecha específica, conforme a la normativa.

Por ejemplo, si un cliente reclama que ha encontrado su dato en un papel extraviado, la empresa podrá demostrar que todos los documentos con datos de clientes fueron destruidos en la fecha indicada, presentando el certificado correspondiente. Esto fortalecerá su posición de cumplimiento.

6. Protección del medio ambiente

El protocolo debe reiterar que la protección de datos es prioritaria durante la destrucción, pero sin olvidar la sostenibilidad. Tras la destrucción, es importante asegurar que los restos (papel triturado, plástico de CDs triturados, etc.) se gestionen adecuadamente. Deletedoc se encargará de la destrucción correcta y del reciclaje de estos materiales.

Es recomendable solicitar que, si es posible, se proporcione también un comprobante de reciclaje, ya que algunas organizaciones valoran evidencias de economía circular. De esta forma, el protocolo integra la seguridad de la información con la responsabilidad medioambiental.

7. Auditoría interna

Al igual que otras políticas, el protocolo de destrucción debería revisarse periódicamente. Cambios normativos (por ejemplo, nuevas leyes que amplíen plazos de conservación o actualizaciones en RGPD/LOPDGDD) pueden requerir ajustes. 

También la experiencia práctica: si se detecta que en cierto departamento se generan errores (p.ej. papeles confidenciales en contenedores erróneos), reforzar la formación o medidas de control. Registrar incidentes (por ejemplo, si alguna vez se encontró un documento sin destruir donde no debía) sirve para mejorar los procedimientos. La propia AEPD publica a veces resoluciones sancionadoras que conviene analizar, para aprender lecciones y evitar repetir esos fallos en nuestra organización. 

Siguiendo estas recomendaciones, la empresa contará con un protocolo de destrucción de documentos robusto, que no solo previene fugas de información y sanciones, sino que genera confianza en clientes y empleados. Demuestra que la organización se toma en serio la privacidad, gestionando los datos de forma segura desde su creación hasta su eliminación final.

¿Cómo estar seguro de que todo se cumple adecuadamente?

Gestionar una empresa es complicado, cumplir con todas las normativas es complicado y encargarse de todo adecuadamente es complicado.

Encontrar un buen partner especializado no lo es tanto y delegar la gestión documental puede ser una de las mejores decisiones si lo que buscas es evitar cualquier complicación legal, tener máxima garantía de que no se filtrará ningún dato sensible y evitarte pérdidas de tiempo con una microgestión que a veces se convierte en macro.

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