Beneficios de la digitalización de documentos: ¿Por qué archivar en la nube?

En la era digital actual, muchas empresas están transformando la forma en la que gestionan la información. La digitalización documental y el almacenamiento en la nube han pasado de ser una opción interesante a convertirse en una necesidad estratégica.

Contar con un sistema eficiente, seguro y accesible para guardar y organizar documentos asegura no solo ventajas a nivel operativo, sino también la seguridad de la información que se maneja.

Si estás pensando en digitalizar los documentos de tu empresa, Delete se destaca por su experiencia en el backoffice documental, incluyendo el escaneo y digitalización de documentos a gran escala y ofreciendo también soluciones de indexación documental.

Beneficios de la digitalización de documentos

Eficiencia operativa

Uno de los grandes beneficios de la digitalización de documentos es la rapidez con la que se puede acceder a la información. En lugar de perder tiempo revisando archivadores físicos o buscar entre carpetas, los documentos digitalizados se localizan al instante desde un dispositivo mediante una búsqueda por palabra clave.

Por ejemplo, si un cliente llama solicitando un contrato, el personal puede localizarlo en segundos en el sistema digital (incluso varios empleados pueden consultarlo simultáneamente), en lugar de invertir minutos (o horas) rebuscando entre papeles.

Eso se traduce en una mejora clara en la productividad: menos interrupciones, más fluidez en las tareas y procesos internos y mayor capacidad de respuesta al cliente.

Además, al centralizar todo en un sistema digital, se reduce el riesgo de errores humanos. Un documento digital no se extravía fácilmente ni termina en la carpeta equivocada gracias a los sistemas de indexación. 

Reducción de costes

Digitalizar documentos no solo agiliza el trabajo, sino que también aporta un ahorro económico significativo. Mantener documentos en papel implica gastos de espacio, muebles de archivo, impresión, tinta, mantenimiento e incluso desplazamientos.

Digitalizar elimina gran parte de estos costes. Y si además se apuesta por soluciones en la nube, solo pagas por lo que necesitas y puedes crecer sin inversiones adicionales de infraestructura.

En otras palabras, estos beneficios de la gestión documental en una empresa se reflejan directamente en la reducción de gastos operativos.

Sostenibilidad

Adoptar una oficina sin papeles tiene importantes beneficios medioambientales, al reducir drásticamente el consumo de papel, las empresas contribuyen a la conservación de bosques y disminuyen la contaminación. Además, se reduce el consumo de tinta y energía.

Y como hemos comentado, digitalizar también disminuye la necesidad de espacio físico. Así que adoptar esta práctica no solo mejora la eficiencia sino que supone un compromiso activo con la sostenibilidad.

Escalabilidad y adaptabilidad

Tanto si una empresa está en fase de crecimiento como si necesita adaptarse a nuevas circunstancias, contar con un sistema digital escalable es una ventaja estratégica. El hecho de tener una solución para digitalizar documentos, desde su escaneo, extracción de datos y transferencia a soportes físicos o la nube es clave para crecer sin complicar la operativa.

En Delete, se utilizan tecnologías avanzadas como RPA (Automatización Robótica de Procesos), IA (Inteligencia Artificial) y lectura automática para optimizar el proceso.

Mayor seguridad y control de la información

La seguridad de la información es otro pilar fundamental y uno de los grandes beneficios de la gestión documental de una empresa. Los documentos físicos presentan numerosos riesgos: pueden extraviarse, deteriorarse o incluso ser robados. Al transformarlos en archivos digitales y guardarlos en la nube, la empresa obtiene copias de respaldo lo cual aumenta la protección en caso de algún desastre.

Los sistemas actuales permiten cifrar la información, hacer copias de respaldo automáticas y controlar quién accede a qué archivo. Por ejemplo, se pueden establecer permisos por rol o departamento y mantener historial de versiones. Esto facilita el cumplimiento de normativas de protección de datos (como el RGPD).

Además, la póliza de seguridad de Delete permite cubrir las pérdidas que una empresa pueda tener como resultado de posibles incidentes cibernéticos.

Accesibilidad y trabajo colaborativo

Otro de los beneficios más valorados es la posibilidad de acceder a los archivos desde casi cualquier lugar, en cualquier momento. Esto resulta muy relevante en entornos de teletrabajo o trabajo híbrido.

El almacenamiento en la nube facilita también el trabajo en equipo, permitiendo que varias personas puedan tener acceso a un mismo documento, o que lo editen y comenten de forma simultánea. Esta flexibilidad mejora los flujos de trabajo, permite tomar decisiones más rápidas y es un respaldo por si fallan los dispositivos (ordenadores, tablets, móviles) personales.

Los beneficios de la digitalización de documentos y almacenamiento en la nube convergen en varios ámbitos de la empresa. Desde mayor agilidad operativa hasta reducción de costos o mayor seguridad y sostenibilidad.

En Delete acompañamos a empresas de todos los tamaños en este proceso de transformación, con rigor en todas las fases de los procesos y cumplimiento de las normativas vigentes.