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Soluciones de extracción de metadatos

Ventajas de la extracción de metadatos en sus documentos

Delete proporciona un servicio de extracción de metadatos que consiste en el proceso de identificación, captura y registro de información descriptiva asociada a documentos específicos. Nuestros niveles de fiabilidad son muy altos, gracias a la combinación de la tecnología y el factor humano.

¿Cómo funciona la extracción de metadatos?

Paso 1

Identificación de metadatos relevantes: determinar qué información es relevante yútil para describir los documentos, como elementos como título, autor, fecha de creación, fechade modificación, tipo de documento, palabras clave, tema, entre otros.

Paso 2

Captura de metadatos: una vez identificados los metadatos relevantes, se procede ala captura de los documentos. En el caso de los documentos digitales, los metadatos se puedenextraer directamente de los encabezados de los archivos o de áreas específicas dentro deldocumento. En el caso de los documentos físicos, los metadatos se pueden capturarmanualmente mediante la entrada de datos o el escaneo de etiquetas o información impresa.

Paso 3

Uso de herramientas de extracción automatizadas: en muchos casos, es posibleutilizar herramientas de extracción automatizadas para capturar metadatos de documentos demanera eficiente. Estas herramientas pueden utilizar técnicas como el reconocimiento óptico decaracteres (OCR) para extraer texto de documentos escaneados y el análisis de texto paraidentificar información relevante como el título, el autor y la fecha.

Paso 4

Validación y verificación de metadatos: después de extraer los metadatos, se validay verifica su exactitud y consistencia. Esto puede implicar la comparación de los metadatosextraídos con los metadatos originales de los documentos para asegurarse de que toda lainformación relevante se ha capturado correctamente.

Paso 5

Vinculación de metadatos a documentos: una vez validados, los metadatos seasocian a los documentos correspondientes en el sistema de gestión documental. Este pasopermite utilizar metadatos para indexar y categorizar documentos, lo que facilita su organizacióny recuperación.

Paso 6

Actualización y mantenimiento de metadatos: es posible que sea necesarioactualizar o revisar los metadatos a lo largo del tiempo para garantizar su precisión y pertinenciacontinuas. Esto puede ocurrir a medida que se dispone de nueva información o a medida que semodifican o actualizan los documentos.

Extracción segura de los metadatos documentales

El proceso de extracción de metadatos que realizamos en Delete es fundamental para organizar y gestionar eficientemente la información contenida en documentos digitales y físicos. Comienza con la identificación de los metadatos relevantes, como el título, autor, fechas y palabras clave, entre otros. Esta etapa es crucial para asegurar que la información capturada sea útil y completa para describir los documentos de manera precisa.

Una vez identificados los metadatos relevantes, se procede a su captura, ya sea de forma automatizada en documentos digitales mediante herramientas especializadas, o de manera manual en documentos físicos a través de la entrada de datos o el escaneo de etiquetas. Este paso garantiza que se recopile toda la información necesaria para la posterior gestión y búsqueda de los documentos.

Finalmente, los metadatos se validan, verifican y asocian a los documentos en el sistema de gestión documental para facilitar su organización y recuperación, manteniendo su actualización a lo largo del tiempo. Este proceso asegura que la información sea siempre precisa y relevante.

Medidas de seguridad

Seguridad de la información

Estamos certificados en ISO 27001, estándar de referencia internacional para sistemas de gestión de seguridad de la información (SGSI).

Póliza de ciberseguridad

Esto permitirá cubrir las pérdidas que una empresa puede tener como resultado de posibles incidentes cibernéticos.

Certificación ENS

Estamos certificados en el Esque- ma nacional de seguridad ENS, nivel medio que representa la garantía de cumplir los requisitos de seguridad de la información exigidos legalmente.

Personal capacitado

Nuestros empleados están formados en seguridad de la información y ciberseguridad. Todo el personal firma el compromiso de confidencialidad cuando inicia su actividad, este contrato perdurará hasta 2 años una vez se finalice la relación laboral.

Soluciones complementarias

Backoffice documental

Cambio documental

Custodia documental

Destrucción administración publica y ayuntamientos

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Completando el formulario de contacto, escribiendo a info@deletedoc.com o llamando al 900 923 720 le atenderemos rápidamente y encantados de poder ayudarle en todo lo necesario.