Mejores métodos y procedimiento para la destrucción de documentos

La destrucción de documentos de forma segura es necesaria en empresas que manejan información sensible: desde documentos financieros, relativos a la salud, datos comerciales confidenciales u otro tipo de datos de alto riesgo, contemplados por la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).

La fuga de estos datos puede tener graves consecuencias, como el robo de identidad, fraude, o la pérdida de la reputación, así como sanciones por incumplir el reglamento. Por eso es esencial contar con un buen protocolo de eliminación cuando ya no son necesarios.

Las técnicas de destrucción documental tienen diferentes niveles de seguridad. Cuanto más seguro es el método, menor es la probabilidad de que los datos puedan ser reconstruidos y recuperados.

Estos niveles están directamente relacionados con la complejidad del proceso de eliminación, por lo que contar con una empresa para destruir documentos garantiza una gestión segura y eficaz, además de ahorrar los costes de personal y maquinaria necesarios en caso de asumirlo internamente.

Métodos de destrucción de documentos

Trituración mecánica

Es uno de los métodos más comunes. Consiste en utilizar trituradoras de papel que convierten los documentos en pequeños fragmentos. El tamaño resultante puede variar desde tiras alargadas, hechas con cuchillas que cortan longitudinalmente el papel, hasta microcortes en dos direcciones que generan partículas extremadamente pequeñas.

La principal ventaja de este método es que es rápido y eficaz. Existen trituradoras domésticas y de oficina, pero para grandes volúmenes de papel y una necesidad de eliminación frecuente, es más óptimo usar maquinaria e instalaciones especializadas.

Otra desventaja es que no es efectivo para documentos con soporte plástico, como tarjetas de crédito, credenciales o radiografías.

Desintegración

Este método va un paso más allá de la trituración. Consiste en reducir los documentos a partículas más pequeñas, como se contempla en la norma UNE 1571. Se utiliza un sistema avanzado de cuchillas y molinos que pulverizan el material.

El nivel de seguridad es muy alto y además, se reduce significativamente el volumen de residuos. Requiere una maquinaria más avanzada y por eso es ideal externalizar el proceso.

Incineración controlada

La quema de documentos a altas temperaturas elimina todo rastro de información, convirtiéndolos en cenizas. Aunque es un método seguro, tiene una gran desventaja: su impacto medioambiental negativo. Por eso no está permitido en las regulaciones medioambientales de algunas regiones.

Disolución química

También llamada pulperización: los documentos se sumergen en agua y productos químicos que se encargan de descomponer la celulosa del papel, convirtiéndolo en una pasta irreconocible.

Es un método muy efectivo ya que se elimina por completo la información. También es sostenible ya que permite reciclar los residuos generados.

Documentos digitales

La destrucción de discos duros, CDs, USBs u otros soportes digitales también asegura que los datos almacenados son eliminados. Con su trituración, se convierten en partículas diminutas que evitan la recuperación de cualquier dato.

Además, existen dos técnicas más:

• La desmagnetización: Donde un campo magnético se encarga de alterar la información contenida en los dispositivos.
• Software de borrado seguro: Son programas que sobreescriben la información sensible múltiples veces.

Procedimiento para la destrucción de documentos

1. Clasificación de documentos

Antes de la eliminación, es necesario identificar y separar los documentos con datos comerciales y de clientes por nivel de confidencialidad.

Por ejemplo, la información de identificación personal (IIP), información financiera o sanitaria o bien información comercial confidencial, es información sensible. También podemos tratar con datos de alto riesgo , que son los que tienen más riesgo si se difunden.

También hay que tener en cuenta el tiempo de retención establecido por la legislación vigente, para asegurarnos de que conservamos los documentos adecuados. Por ejemplo, como se establece en el artículo 257 del Código de Comercio (HGB) sobre la obligación jurídico-mercantil de conservación, o el Reglamento Tributario (AO) en el artículo 147.

La ventaja de contratar a Delete, es que el análisis previo realizado con técnicos especializados es gratuito. Se hace una estimación del volumen y se elige el método de destrucción adecuado.

Tienes la opción de hacer una destrucción puntual bajo demanda, o bien contratar una destrucción de documentos recurrente para optimizar los procesos en la empresa y garantizar el cumplimiento normativo sin preocupaciones.

2. Recogida y transporte seguros

La documentación se almacena en contenedores precintados diseñados para evitar accesos no autorizados y minimizar el riesgo de manipulación. Estos contenedores cuentan con sistemas de cierre de seguridad que garantizan la integridad de los documentos hasta su llegada a las instalaciones de destrucción.

El transporte se realiza en vehículos cerrados y específicamente acondicionados para el traslado seguro de documentos confidenciales. Los vehículos están equipados con sistemas de geolocalización (GPS), asegurando que los documentos sean trasladados de manera segura y sin posibilidad de extravío o acceso no autorizado.
Además, el personal encargado de la recogida y el transporte está altamente capacitado en el manejo de documentación confidencial, asegurando que se cumplan las normativas de protección de datos en todo momento.

3. Destrucción

Los documentos se destruyen utilizando el método seleccionado según su nivel de confidencialidad. Dependiendo del tipo de información y el soporte, se empleará trituración mecánica, desintegración, incineración controlada o disolución química para garantizar la eliminación total de los datos.
Una vez completada la destrucción, se emite un certificado oficial que acredita que el proceso se ha realizado conforme a las normativas vigentes de destrucción documental. Este certificado incluye detalles como:

• Fecha en la que se realizó la destrucción
• Volumen y tipo de material eliminado.
• Método utilizado para la destrucción.
• Cumplimiento normativo aplicable.

4. Auditoría

Una práctica recomendada es que la empresa realice un seguimiento interno del proceso de destrucción documental para garantizar que está optimizado y que se cumple con la normativa. Esto permite detectar oportunidades de mejora y minimizar los riesgos de seguridad documental.

Es aconsejable realizar auditorías periódicas para revisar si los procedimientos de eliminación cumplen con los estándares exigidos. También se recomienda llevar un registro de todos los certificados de destrucción, asegurando que la empresa pueda demostrar en cualquier momento que ha seguido un protocolo adecuado en la gestión de documentos confidenciales.

Además, establecer controles internos regulares ayudará a verificar que los empleados sigan los procedimientos correctamente y evitar errores en el manejo de documentos sensibles. Este enfoque proactivo reduce el riesgo de filtraciones de datos y garantiza que la destrucción documental sea siempre efectiva y conforme a la normativa vigente.