Destruir documentos sin certificado: el error que puede costarte muy caro

Sin certificado de destrucción, es como si tus documentos no estuvieran destruidos. Y es que muchas empresas cometen el error de usar trituradoras de oficina o, peor aún, de tirar los documentos con datos importantes al contenedor de papel. El problema es que, desde el punto de vista legal, esto no es suficiente.

Sin un certificado de destrucción que lo acredite, la destrucción de esos documentos no existe oficialmente. Y eso, ante una inspección o una reclamación por protección de datos, puede salir muy caro.

Te contamos qué es exactamente un certificado de destrucción de documentos, qué debe incluir, cuándo es obligatorio y por qué la destrucción certificada de documentos es la única forma de cerrar el ciclo documental con garantías reales.

¿Qué es un certificado de destrucción?

Un certificado de destrucción es el documento oficial que acredita que una determinada documentación ha sido eliminada de forma segura, irreversible y conforme a la normativa vigente. Lo emite la empresa especializada que ha llevado a cabo el proceso de destrucción, y constituye la prueba fehaciente de que esa información ya no existe ni puede ser recuperada.

Este certificado no es un simple albarán ni un correo de confirmación. Es un documento con validez legal que especifica qué se ha destruido, cuándo, cómo y quién ha sido el responsable del proceso. Sin él, cualquier afirmación de que se ha destruido documentación queda en el aire: no hay trazabilidad, no hay prueba y, por tanto, no hay protección.

¿Qué debe incluir un certificado de destrucción de documentos?

No todos los certificados son iguales. Para que un certificado de destrucción de documentos tenga validez y sirva como respaldo legal, debe recoger al menos los siguientes elementos:

• Identificación de las partes: datos de la empresa que encarga la destrucción y de la empresa que la ejecuta.
• Descripción del material destruido: tipo de documentación, volumen (número de cajas, kilos, unidades…) y naturaleza de los datos que contenía.
• Fecha y lugar de la destrucción: cuándo y dónde se realizó el proceso.
• Método de destrucción empleado: trituración, incineración u otro proceso que garantice la irreversibilidad.
• Nivel de seguridad aplicado: conforme a la norma DIN 66399 u otros estándares de referencia.
• Firma y sello de la empresa destructora: asume la responsabilidad del proceso y certifica su correcto desarrollo.

Un certificado que no incluya estos elementos ofrece una protección muy limitada. Si en algún momento debes demostrar ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) o ante un juzgado que ciertos documentos fueron destruidos correctamente, necesitarás un certificado completo y riguroso.

¿Cuándo es obligatoria la destrucción certificada de documentos?

La destrucción certificada de documentos no es una opción reservada a grandes corporaciones. Es una obligación que afecta a cualquier organización que maneje datos de carácter personal, lo que en la práctica incluye a casi todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) obligan a las organizaciones a garantizar que los datos personales se eliminan de forma segura cuando ya no son necesarios. Esto aplica, entre otros, a:

• Facturas y documentación contable que contienen datos de clientes o proveedores.
• Expedientes de empleados: nóminas, contratos, datos de salud, evaluaciones de desempeño.
• Historiales médicos o documentación sanitaria en el caso de clínicas, farmacias o mutuas.
• Documentación jurídica con datos de partes implicadas en procedimientos.
• Cualquier soporte físico (papel, CD, disco duro, USB) que haya contenido datos personales.

El incumplimiento puede derivar en sanciones que, en los casos más graves, alcanzan los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual global de la empresa. Pero más allá de la multa, una brecha de datos por destrucción negligente puede provocar un daño reputacional difícil de reparar.

Por qué la trituradora de oficina no es suficiente

Es una creencia extendida que pasar los documentos por una trituradora de escritorio es equivalente a destruirlos correctamente. En realidad, no lo es, por varias razones.

La primera es técnica: las trituradoras domésticas o de oficina generan tiras o fragmentos de papel relativamente grandes, que en muchos casos pueden recomponerse con tiempo y paciencia, o incluso con software especializado. La norma DIN 66399 clasifica los niveles de seguridad en la destrucción de documentos, y los niveles más altos (los requeridos para información confidencial) solo se alcanzan con maquinaria industrial.

La segunda razón es la ausencia de trazabilidad. Una trituradora de oficina no emite ningún certificado. El empleado que la usa puede no recordar exactamente qué destruyó, cuándo o en qué cantidad. En caso de auditoría o reclamación, la empresa no tiene ningún respaldo documental que aportar.

La tercera razón es la cadena de custodia. En una destrucción certificada profesional, los documentos están controlados desde que salen de las instalaciones de la empresa hasta que se destruyen. En una trituradora de oficina, cualquier persona puede acceder a los documentos antes, durante o después del proceso.

Cómo funciona la destrucción certificada de documentos con DELETE

En DELETE el proceso de destrucción certificada está diseñado para que la empresa no tenga que preocuparse de nada, con total garantía de cumplimiento normativo en cada paso y a nivel P3 y P4 según la normativa DIN 66399:

1. Recogida segura: el equipo de DELETE recoge la documentación directamente en las instalaciones de la empresa, empleando contenedores o bolsas precintadas que garantizan que nadie accede al contenido durante el transporte.
2. Destrucción industrial: los documentos se destruyen mediante trituración de alta seguridad conforme a los niveles de la norma DIN 66399, asegurando que la información no pueda ser recuperada bajo ningún concepto.
3. Gestión medioambiental responsable: el material resultante se envía a reciclaje, con la correspondiente documentación que acredita la correcta gestión de residuos.
4. Emisión del certificado de destrucción: una vez completado el proceso, DELETE emite el certificado de destrucción de documentos que detalla todo lo anterior y que la empresa puede conservar como respaldo legal ante cualquier requerimiento.

Este proceso aplica tanto para documentación en papel como para otro tipo de soportes físicos que puedan contener información sensible: discos duros, pendrives, CD, tarjetas de memoria o cualquier dispositivo de almacenamiento.

Se puede delegar de forma recurrente la destrucción de documentos o bien pedir una destrucción puntual.

Delegar la custodia documental a una empresa especializada es una de las mejores ideas para asegurarnos de cumplir con la ley y ser eficientes a la hora de gestionar la información.