Destrucción de documentos en la administración pública: importancia, normativa y soluciones seguras

Las administraciones públicas manejan diariamente grandes volúmenes de documentos, muchos de ellos con datos personales sensibles de ciudadanos. Garantizar la correcta destrucción de estos documentos públicos es fundamental para proteger la confidencialidad de la información que contienen.

A diferencia de otras organizaciones, un ayuntamiento o entidad pública debe dar ejemplo en el cuidado de los datos que custodia, ya que está en juego la confianza de la ciudadanía. Una gestión documental responsable asegura que información privada (como expedientes de servicios municipales, padrones, historiales administrativos, etc.) no quede expuesta indebidamente. 

Además, la destrucción adecuada libera espacio de almacenamiento y optimiza la eficiencia operativa de la institución permitiendo centrarse en documentación vigente y reducir la acumulación de papel innecesario.

¿Por qué es crítica la destrucción de documentos públicos?

Los ayuntamientos, ministerios y demás entidades administrativas manejan diariamente información confidencial: datos personales de ciudadanos, expedientes administrativos, documentación fiscal y judicial, entre otros. 

Cuando estos documentos cumplen su periodo de retención legal, su eliminación debe realizarse de forma certificada y conforme a normativa de destrucción de documentos vigente, garantizando que la información no pueda ser recuperada ni filtrada.

Una gestión inadecuada puede derivar en:

• Vulneraciones de la Ley de Protección de Datos (LOPD-GDD y RGPD)
• Riesgos de filtración de información sensible
• Sanciones económicas y administrativas
• Pérdida de confianza ciudadana
• Problemas de espacio y organización en los archivos institucionales

Tipos de documentos que se destruyen en el sector público

En ayuntamientos y organismos públicos se generan diversos tipos de documentos confidenciales que, cumplida su vida útil legal, requieren destrucción segura. Algunos ejemplos habituales son:

1. Expedientes de ciudadanos: solicitudes, formularios y archivos con datos personales (padrón municipal, licencias urbanísticas, ayudas sociales, etc.).
2. Documentación fiscal y contable: registros de impuestos, facturas, presupuestos, nóminas y otros documentos económicos con información sensible.
3. Archivos de personal y oposiciones: historiales laborales de empleados públicos, expedientes de selección de personal, currículums y fotocopias de DNI aportadas en concursos.
4. Contratos y expedientes jurídicos: contratos administrativos, expedientes de licitación, sanciones, informes jurídicos y actas una vez expirados los plazos de conservación.
5. Historiales clínicos o educativos (en su caso): por ejemplo, documentación de servicios municipales de salud o expedientes de alumnos en centros educativos municipales, siempre que corresponda destruirlos conforme a la normativa.

Toda esta documentación, al contener datos de carácter personal o información institucional sensible, no puede simplemente tirarse a la basura. Debe ser eliminada mediante procesos que aseguren su inutilización total y la imposibilidad de reconstruir la información original.

Normativa aplicable a la destrucción de documentos en la administración pública

La eliminación de documentación pública está regulada por:

• Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común: establece los criterios de conservación y eliminación documental
• Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): obliga a destruir datos personales cuando ya no sean necesarios
• Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español: determina qué documentos tienen valor histórico y deben preservarse
• Normas UNE 15713 y DIN 66399: especifican los niveles de seguridad en la destrucción documental

Servicio especializado de destrucción de documentos públicos

Delete es una empresa especializada en destrucción de documentos que actúa como aliado en ayuntamientos y entidades públicas que necesitan garantizar una destrucción certificada de documentos institucionales que cumpla rigurosamente con todas las normativas legales. 

• Cumplimiento normativo total: Delete garantiza el respeto de la legislación de protección de datos (RGPD y la normativa española relacionada). Desde el inicio del servicio se firma con el organismo un compromiso de confidencialidad conforme al RGPD. Además, la compañía opera bajo el marco del Esquema Nacional de Seguridad (ENS), indispensable en entornos públicos, y dispone de certificaciones oficiales que avalan su compromiso (por ejemplo, ISO 27001 de seguridad de la información).
• Proceso seguro y trazable: Cada paso de la destrucción documental con Delete está diseñado para mantener la trazabilidad y confidencialidad.
• Destrucción certificada de máxima seguridad: Al llegar el material a la planta, se procede a su destrucción inmediata bajo estrictas medidas de seguridad.
• Asesoramiento y adaptabilidad: Conscientes de que cada entidad pública tiene necesidades específicas, Delete ofrece un asesoramiento especializado para personalizar el servicio de destrucción. No es lo mismo la casuística de un pequeño ayuntamiento que la de un ministerio o un hospital público; por ello, los expertos de Delete ayudan a planificar la gestión documental (por ejemplo, estableciendo calendarios de destrucción periódica, puntos de recogida segura en las oficinas, clasificación de documentos por nivel de sensibilidad, etc.).

Conclusión

La destrucción de documentos en la administración pública es mucho más que un trámite burocrático: es una obligación legal que protege tanto a la institución como a los ciudadanos. Contar con un servicio especializado como Delete garantiza que cada documento se elimine de forma segura, certificada y conforme a todas las normativas vigentes.