¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas? Todo lo que debes saber

Si tienes una empresa o eres autónomo, seguramente en algún momento te has planteado esta pregunta: ¿cuánto tiempo hay que guardar las facturas? Es una duda muy habitual, especialmente cuando se acumulan y el espacio, tanto físico como digital, empieza a escasear. 

La respuesta no es única, porque depende del tipo de factura, del soporte en el que esté guardada y de la normativa que se le aplique. Conocerlo te ayudará a decidir cuándo puedes destruirlas de forma segura, y cómo deberías hacerlo, o cuando toca guardarlas hasta su destrucción.

La obligación legal: cuánto tiempo hay que conservar las facturas

Antes de hablar de plazos, conviene entender por qué existe esta obligación. Las facturas son documentos contables y fiscales que las autoridades pueden requerir en caso de inspección. Por eso, tanto la Agencia Tributaria como el Código de Comercio establecen períodos mínimos de conservación obligatoria.

Con carácter general, el plazo mínimo para conservar facturas en España es de 4 años, que es el período de prescripción de las obligaciones tributarias según la Ley General Tributaria. Sin embargo, este plazo se amplía en varios supuestos:

• 6 años según el Código de Comercio, que obliga a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes al negocio.
• 10 años en determinados casos relacionados con el IVA intracomunitario o activos que hayan generado deducciones.
• Indefinidamente en el caso de documentación vinculada a inmuebles o activos amortizables que aún están en el patrimonio de la empresa.

La recomendación práctica es conservar todas las facturas durante al menos 6 años, para cubrir tanto el plazo fiscal como el mercantil, y evitar cualquier problema ante una posible inspección.

Hay otro caso especial y es en los bienes de inversión: la regularización del IVA se extiende, con carácter general, durante los 4 años naturales siguientes al de su adquisición o puesta en funcionamiento; en el caso de terrenos o edificaciones, el plazo se amplía a 9 años. Si a esto le sumamos los «4 años adicionales» que establece el manual de conservación, en la práctica estaríamos hablando de hasta 9 años para bienes muebles (el año de compra más 4 de regularización más 4 adicionales) y hasta 14 años para inmuebles (el año de compra más 9 de regularización más 4 adicionales).

Conviene tener en cuenta, además, que algunas normativas sectoriales fijan sus propios plazos. Es el caso, por ejemplo, de las empresas sujetas a la normativa de prevención de blanqueo de capitales, para las que la ley establece la obligación de conservar la documentación durante 10 años y proceder a su eliminación una vez transcurrido ese período. No aplica a todas las organizaciones, pero en sectores regulados puede ser un factor clave a la hora de definir el calendario de expurgo.

¿Importa el soporte? Facturas en papel vs. facturas digitales

Una pregunta frecuente es si hay diferencia entre cuánto tiempo hay que guardar las facturas en papel y las que están en formato digital, como un PDF. La respuesta es que los plazos legales son los mismos independientemente del soporte. Lo que cambia son los requisitos de conservación.

Facturas en papel

Las facturas físicas deben conservarse en condiciones que garanticen su legibilidad e integridad durante todo el período obligatorio. Esto implica protegerlas del deterioro, la humedad, la luz y otros agentes que puedan dañarlas. Almacenarlas en cajas en un trastero sin las condiciones adecuadas puede suponer un problema si en el futuro necesitan ser consultadas o presentadas ante Hacienda.

Además, el volumen de documentación física que acumula una empresa a lo largo de los años puede ser enorme. Gestionar ese archivo de forma ordenada, accesible y segura no es una tarea menor. Delegar la custodia documental a una empresa especializada es una de las mejores ideas para asegurarnos cumplir con la ley y ser eficientes a la hora de gestionar la información.

Facturas digitales (PDF y otros formatos electrónicos)

Las facturas en formato digital deben conservarse de manera que se garantice su autenticidad, integridad y legibilidad. En el caso de facturas electrónicas con firma digital, es importante asegurarse de que esa firma siga siendo verificable durante todo el período de conservación, algo que no siempre es trivial si los sistemas o certificados cambian.

Un simple archivo PDF guardado en el disco duro de un ordenador puede parecer suficiente, pero conlleva riesgos: fallos de hardware, pérdida accidental de archivos, versiones antiguas de software que no abren ciertos formatos, o simplemente que el equipo quede obsoleto. La conservación digital segura requiere un buen software de gestión documental.

¿Qué pasa si no se conservan las facturas el tiempo suficiente?

No tener disponibles las facturas cuando la Agencia Tributaria las solicite puede acarrear consecuencias serias. En primer lugar, puede impedir demostrar gastos deducibles, lo que se traduce en una mayor base imponible y, por tanto, más impuestos a pagar. En segundo lugar, la ausencia de documentación puede interpretarse como incumplimiento de las obligaciones contables y fiscales, con las sanciones correspondientes.

¿Cuándo es el momento de destruir las facturas?

Una vez superados los plazos legales aplicables fiscales, mercantiles o sectoriales, y siempre que no exista ningún procedimiento abierto que pueda requerir esa documentación, las facturas pueden y deben ser destruidas. Mantener documentación innecesaria más tiempo del requerido no solo ocupa espacio: también puede convertirse en un riesgo real, ya que las facturas suelen contener datos personales y corporativos sensibles (NIF, direcciones, números de cuenta, importes, etc.).

A nivel operativo, conviene recordar que «destruir» no es lo mismo que «tirar». Cuando existe volumen o sensibilidad, el proceso requiere trazabilidad (recogida, custodia temporal, trituración certificada) y constancia documental que lo acredite, para cumplir con la normativa de destrucción de documentos.

Resumen: cuánto tiempo hay que guardar las facturas

Para que tengas siempre a mano la información clave:

• Mínimo 4 años por prescripción tributaria (Ley General Tributaria).
• Al menos 6 años por obligación mercantil (Código de Comercio).
• Hasta 10 años o más en casos especiales (IVA intracomunitario, activos amortizables, inmuebles).
• El soporte (papel o digital)no cambia los plazos, pero sí los requisitos de conservación.
• Destruir las facturas de forma segura y certificada es obligatorio cuando vencen los plazos, especialmente por el RGPD.

Somos una empresa líder en el sector, ofrecemos cobertura en España y Portugal, trabajamos con muchas de las empresas más conocidas y nuestra experiencia te dará la tranquilidad que necesitas para saber que puedes dejar estos temas bien atendidos sin temor a que surjan problemas.

¿Hablamos?